ERP - Saako siihen varaosia vielä vuonna 2022?

Laajaa yritysohjelmistoa kehitetään yrityksen mukana. Muutokset lainsäädännössä tai toimintatavoissa aiheuttavat muutoksia tietojärjestelmään. Olipa kyseessä Y2K, SEPA, yrityskauppa, uusi varasto, verkkokaupan perustaminen tai kirjanpidon ulkoistaminen ovat vaikutukset toiminnanohjausjärjestelmään vääjäämättömiä. 

Uutta ohjelmistoa hankkiessasi tai vanhaa päivittäessäsi varmistat ensimmäisenä, että ohjelmisto tukee nykyistä toimintatapaa ja toimintaympäristöä. Seuraavaksi sinun tulee varmistaa, että järjestelmää kehitetään vastaamaan ympäröivän maailman muutoksia. Onko valitsemasi toimittaja mennyt konkurssiin vai saatko tukipalvelua vielä 2020? 

Näppäimistötuntumalta sanoisin, että samaa ERP:tä käytetään yrityksessä ainakin 10 vuotta. Aikajänne tuntuu kasvavan vuosi vuodelta. Tuona aikana saatetaan tehdä mittavia muutoksia järjestelmään ja useampia versionvaihtoja. Ohjelmistotoimittajat julkaisevat suurempia ohjelmistopäivityksiä 2-3 vuoden välein. 

Mitä tietojärjestelmään vaikuttavia muutoksia yrityksessänne on tapahtunut viimeisen 10 vuoden aikana? Mitä on jäänyt tekemättä järjestelmän puutteiden takia? Mitä haluaisitte tehdä?

Tärkeätä on varmistaa toimittajan ja ohjelmistovalmistajan tuloskunto. Mikä oli tulos viime vuonna? Entä sitä edellisenä? Mitä on odotettavissa 2015? 2017? 2022?

Jos ohjelmistotoimittaja on tallannut tällä pallolla edelliset kymmenen vuotta ja on edelleen kehityksen kärjessä, voit odottaa saavasi palvelua vielä seuraavankin kymmenen vuotta.

Helsingin kaupungilla 150 000 laskua jumissa

Kuluneella viikolla Taloussanomat ja IT-Viikko ovat kirjoittaneet Helsingin kaupungin epäonnistuneesta SAP-hankkeesta, jonka seurauksena kaupunki ei ole pystynyt hoitamaan laskutustaan.

IT-Viikon kirjoituksessa SAP ja ohjelmiston toimittanut yritys Atos ovat saaneet mahdollisuuden kommentoida uutista.

"Me olemme myyneet järjestelmän. Ekosysteemi on sen toimittanut, johtaja Kimmo Karhu SAP:sta selvittää"

Karhun lukijoille välittämä viesti SAP:n voimakkaasta tuesta kumppanilleen on mielenkiintoista luettavaa. Mikä on myyjän vastuu asiassa?

Atos on yhtä vähäsanainen:

"Helsingin kaupunki on meille tärkeä asiakas. Laitamme asiat kuntoon, johtaja Hellevi Kaisanlahti lupaa" 

Kriisiviestintä on taitolaji. Markkinointiviestinnän Toimistojen Liiton MTL:n verkkosivuilla on tiivis artikkeli kriisiviestinnästä.

"Kriisitilanteiden hoitamisen onnistumisen keskeisimmät edellytykset ovat nopeus, rehellisyys, avoimuus ja myötätunto."

Tällä kertaa Karhu ja Kaisanlahti ovat unohtaneet ainakin avoimuuden ja myötätunnon. Odotan mielenkiinnolla, kuinka tämä tarina jatkuu. Nyt valittu strategia näyttää olevan vaikeneminen. 

Vaikka ongelmien perimmäinen syy ei ole selvillä, yksi asia on selvää; toimitusprojektissa laskujen tulostusta ei ole testattu todellisella kuormalla. Huolellisesti toteutetun projektin kuormitus- ja käyttöönottotesteissä ongelma nimittäin olisi tullut esiin.

Atoksen verkkosivuilla on 24.1.2012 päivätty lehdistötiedote yrityksen uudesta testauspalvelusta SAP-ratkaisuille:

"Atos launches new testing services in support of SAP solutions, accelerating, testing time and reducing engineering costs.

Services help ensure clients' projects are successful, on time, and in budget"

Ilmeisesti nämä palvelut eivät olleet tarjolla vielä Helsingin kaupungille.

Epäonnistunut ERP-hanke johti tulosvaroitukseen

Tietoviikko kirjoitti 22.12.2011 jutun vuoden 2011 noloimmista erp-mokista.

Konkreettiset esimerkit epäonnistuneista hankkeista toimivat varoittavana esimerkkinä. Olisi mielenkiintoista lukea taustoista, mutta ongelmat julkaistaan tiedotteissa ja tulosvaroituksissa, eivätkä yritykset halua kertoa tarkemmin näistä hankkeista.

Yksi kuuluisimmista epäonnistuneista projekteista on FoxMeyer Drugsin SAP-hanke vuodelta 1993, jonka seurauksena yritys meni konkurssiin. Tästä hankkeesta on kirjoitettu paljon. FoxMeyer Drugsin liikevaihto oli 5 miljardia, joten voimme todeta että suuretkaan yritykset eivät ole turvassa. FoxMeyerin hanke ei suinkaan ole ennen kuulumaton, vaan vastaavia tapauksia on useita.

Tietoviikon artikkelissa esiin tuotujen mokien joukossa ei ollut kotimaisia hankkeita. Täkäläisessä kulttuurissa ongelmat eivät pääse lehtiin kovin helposti, mutta esimerkiksi osavuosikatsauksissa niistä on mainintoja. Googlella on hyvä muisti ja sen avulla löysin muutaman esimerkin epäonnistuneista suomalaisista projekteista.

Vuosi 2010:

• Onnisen tulostiedotteessa kerrotaan toiminnanohjausjärjestelmän ongelmien heikentäneen liikevaihtoa ja tulosta.
• Vaisalan toimitusjohtaja viittaa Taloussanomien jutussa toiminnanohjausjärjestelmän ongelmiin.
• Nanso Groupin tiedotteessa kerrotaan järjestelmäongelmien aiheuttaneen hitautta tuotannon ohjauksessa ja tilausten käsittelyssä.

Vuosi 2009: 

• Panostajan osavuosikatsauksessa kerrotaan LukkoexpertSecurityn toiminnanohjausjärjestelmän vaikeuksista

Vuosi 2006:

• Arvopaperi kirjoittaa Cencorpin huonon kannattavuuden johtuvan toiminnanohjausjärjestelmästä.

Vuosi 2005:

• Onnisen Norjan yksikön tuloksen kerrotaan heikenneen toiminnanohjausjärjestelmään liittyvien ongelmien seurauksena.

Onnisen vuosikertomus vuodelta 2005 on poikkeuksellinen sisällöltään. Tuloskertomuksessa mainitaan 24 kertaa sana "toiminnanohjausjärjestelmä". Ei ole tainnut olla helppo vuosi.

Epäonnistuneita hankkeita tutkimalla saamme arvokasta tietoa sudenkuoppien välttämiseksi. Aihe on akateemisen lopputyön arvoinen tutkimuskohde.